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Netzbasiertes verteiltes Dokument-, Kontakt- und TerminmanagementEines der Ziele der Wissensgesellschaft ist erreicht: durch die Vernetzung von PCs in Firmen und durch das Internet stehen jederman gewaltige Mengen an Informationen zur Verfügung. Das zweite, viel wichtigere Ziel bleibt bislang ein Wunschtraum: schnell die relevanten Informationen finden und sich nicht durch einen Berg an unwichtigen Daten wühlen zu müssen. Das Dokumentmanagement von SoftMaker Office anywhere bietet hierzu neue Ansätze. Jeder Geschäftsbetrieb verwaltet große Mengen an Dokumenten:
Alle diese Unterlagen enthalten Informationen, die Mitarbeiter zu bestimmten Zeitpunkten benötigen und schnell wiederfinden müssen. Gleichzeitig kommen durch die moderne Computertechnologie zusätzliche Dokumentbestände hinzu, die als Wissensquelle dienen und ebenso recherchierbar sein müssen. So hebt man sich als Internet-Nutzer oft eine interessante Webseite für die spätere Nutzung auf oder scannt einen bedeutsamen Zeitungsartikel ein. Eines haben alle diese Dokumente gemeinsam: Sie enthalten wichtige Informationen, die gespeichert, wiedergefunden und gegebenenfalls firmenintern publiziert werden sollen. Eines unterscheidet alle diese Dokumente: Sie liegen alle in völlig unterschiedlichen Dateiformaten vor und können nur von dem Computerprogramm gelesen werden, das sie erzeugt hat. Folglich muss der Anwender bei der Recherche ständig von Programm zu Programm springen und mit uneinheitlich aufgebauten und oft leistungsschwachen Suchfunktionen der einzelnen Ursprungsprogramme Jagd auf die gesuchte Information machen. In der Praxis entwickelt sich eine simple Suche durchaus zu einem Großeinsatz von Manpower und Rechenleistung: Wo war die Information doch gleich? In einem Word-Dokument? Also: mit der Suchfunktion von Microsoft Word alle Festplatten durchsehen. Nein, halt! Eine E-Mail war’s. Also das E-Mail-Programm starten und dessen Suchfunktion nutzen. Wieder nicht gefunden? Am Schluss war es dann eine Webseite oder eine Adobe Reader-Datei oder ein gescannter Zeitungsartikel. Zeitaufwand für das Heraussuchen einer simplen Information? Viel zu lang. Der Ansatz von SoftMaker Office anywhere sieht anders aus: Alle Dokumente, die der Office anywhere-Anwender erstellt – seien es Textdokumente, Kalkulationen, Memos oder e-Mails – werden automatisch in einer netzbasierten Datenbank abgelegt und damit Bestandteil der "individuellen Wissensbasis" jedes Anwenders. Diese Datenbank nimmt darüber hinaus auch alle empfangenen e-Mails, alle eingehenden und ausgehenden Telefaxe sowie alle vom Benutzer für aufhebenswert gehaltenen Webseiten und eingescannten Zeitschriftenartikel auf. Dabei werden alle Dokumente in der Datenbank automatisch indiziert und stehen für eine Suche nach Titel, Autor, Quelle, Datum und selbstverständlich auch für eine Volltextrecherche bereit. Um diesen Verwaltungsaspekt muss sich der Anwender nicht kümmern, er wird ohne Benutzereingriff durchgeführt. Der Benutzer kann aber wichtige Dokumente nach Themengruppen kategorisieren. Besitzt er etwa ein Dokument zu Microsoft Word, eines zu Internet Explorer und eines zu TextMaker, könnte er folgende Themengruppen angeben:
Aktiviert der Benutzer jetzt die Themengruppe Microsoft oder Monopolmissbrauch, zeigt SoftMaker Office anywhere eine Ansicht der Wissensbasis mit den Dokumenten zu Microsoft Word und Internet Explorer; wählt er hingegen Textverarbeitung, liefert das System eine Datenbankansicht mit den Dokumenten zu Microsoft Word und TextMaker. Durch die geeignete Zuordnung von mehreren Themengruppen zu jedem Dokument entsteht im Laufe der Zeit ein Netzwerk von Sammlungen von Dokumenten zu bestimmten Sachverhalten – mit der Besonderheit, dass jedes Dokument in beliebig vielen Themengruppen erscheinen darf. Natürlich können Anwender nach Belieben eigene Themengruppen anlegen. Wenn Benutzer einzelne Dokumente ihrer Wissensbasis publizieren (für andere Anwender freigeben), erscheinen diese automatisch in der Wissensbasis der anderen Anwender und erweitern dadurch deren Wissensbasis. Publiziert etwa ein anderer Anwender ein Dokument über den Netscape Communicator und rubriziert es unter Web-Browser und Microsoft-Konkurrenten, erhält der zuerst beschriebene Anwender bei der Wahl der Ansicht Microsoft-Konkurrenten die Dokumente TextMaker und Netscape Communicator. Wählt er die Ansicht Web-Browser, liefert SoftMaker Office anywhere die Dokumente Internet Explorer und Netscape Communicator.
Systematische DokumentablageAnwender gängiger Office-Programme werden dazu verleitet, Dokumente mal hier, mal dort abzuspeichern. Sie haben die völlige Freiheit, Ordner an beliebigen Stellen anzulegen und ohne feste Regeln dort Informationen abzulegen – kein Wunder, wenn es da vielen Anwendern schwerfällt, Informationen auch wiederzufinden! Das System von SoftMaker Office anywhere, die Dokumente in einer zentralen Dokumentdatenbank abzulegen, hat den entscheidenden Vorteil, dass alle Dokumente an einer Stelle stehen und in gesammelter Form angezeigt werden können. Damit ist nicht mehr der Speicherort auf der Festplatte das Ordnungskriterium, sondern die Themengruppe, unter der ein Dokument kategorisiert ist. Ein wichtiger Vorteil der Dokumentverwaltung von SoftMaker Office anywhere ist, dass im Dokument-Browser jedes Dokument nicht nur namentlich genannt, sondern gleich eine Vorschau auf seinen Inhalt dargestellt wird. So findet man schnell das gesuchte Dokument wieder. SoftMaker Office anywhere kann alle gängigen Dokumentformate darstellen, zum Beispiel Textverarbeitungsdokumente (TextMaker, Word), Kalkulationsblätter (PlanMaker, Excel), Webseiten, gescannte Buchseiten oder Zeitungsartikel, Adobe Reader-Dateien etc. Ohne dass der Anwender das Programm, mit dem das Dokument erzeugt wurde, starten müsste, kann so das gesamte Dokument auf dem Bildschirm betrachtet, annotiert, bearbeitet und ausgedruckt werden.
Informationen synchronisierenDie Dokumentdatenbank eines Anwenders wird entweder lokal auf seinem PC gespeichert oder, falls dieser mit einem Netzwerk verbunden ist, auf einem Netzwerk-Server. Dieser Server kann zusätzlich mit dem Internet verbunden seien, damit der Anwender mit einem mobilen Computer von praktisch jedem Ort der Welt aus auf seine Dokumente zugreifen kann. Wenn einmal keine Verbindung zur Datenbank besteht, wechselt der Anwender in den Offline-Modus und arbeitet darin nach Belieben weiter – er bearbeitet offline etwa einen Marketingplan oder beantwortet E-Mails. Sobald er wieder online ist, werden die geänderten Daten automatisch synchronisiert, so dass auf dem PC und dem mobilen Gerät wieder der gleiche Stand herrscht.
Informationen publizierenDokumente in der Datenbank von SoftMaker Office anywhere können genauso bearbeitet werden wie normale PC-Dateien auch. Zusätzlich können aber für jedes Dokument Zugriffsrechte festgelegt werden (privat; bestimmte Personen dürfen zugreifen, bestimmte Arbeitsgruppen dürfen zugreifen; alle dürfen zugreifen).
Freigegebene Dokumente erscheinen automatisch in der Wissensbasis der
berechtigten Anwender und werden automatisch indiziert.
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