Arbeiten mit dem Text – so komfortabel wie mit einer Textverarbeitung

Eine PDF-Datei besteht aus einer oder mehreren Seiten. Eine Seite kann Text, Bilder, Tabellen und Zeichnungen enthalten. Alle diese Elemente können Sie mit FlexiPDF bearbeiten. Im ersten Abschnitt unseres Blogbeitrags geht es um den Text.

Mit FlexiPDF bearbeiten Sie Text, als würden Sie eine Textverarbeitung benutzen. Nach dem Öffnen einer PDF-Datei wählen Sie in der Symbolleiste das Textbearbeitungswerkzeug, und schon kann es losgehen:

Sie können nun ganz einfach in bestehenden Text hineinklicken und losschreiben. Tippen Sie Text, markieren Sie Textteile und löschen, kopieren oder verschieben Sie diese. Sie können auch bei gedrückter Maustaste einen Bereich aufziehen und erhalten damit einen neuen Textrahmen, den Sie sofort mit Text füllen können.

Da blanker Text doch eher langweilig ist, lässt FlexiPDF Sie diesen beliebig formatieren. Textauszeichnungen wie Fettdruck und Kursivschrift sind genauso wenig ein Problem wie Schriften und Schriftgrößen. Die Farbe jedes Textelements können Sie gleich doppelt wählen: einmal die normale Füllfarbe, und zum anderen die Farbe der Umrisse der Buchstaben.

Änderungsverfolgung inklusive

Wenn Sie später nachvollziehen möchten, welche Änderungen Sie am Text vorgenommen haben, schalten Sie die integrierte Änderungsverfolgung ein. Diese funktioniert ähnlich wie in TextMaker, indem sie veränderten oder gelöschten Text farbig hervorhebt. Eingeschaltet wird die Änderungsverfolgung mit dem Befehl Datei > Einstellungen > Bearbeiten. Setzen Sie im erscheinenden Dialogfenster ein Häkchen bei „Veränderten Text anzeigen“ und wählen Sie die Farbe, in der die Änderungen erscheinen sollen:

Wie Sie in folgendem Screenshot sehen, werden anschließend alle bearbeiteten Textstellen automatisch markiert – in diesem Fall mit roter Farbe:

Absatz- und seitenübergreifende Textbearbeitung

Die Schwäche manch anderer PDF-Editoren besteht darin, lediglich einzelne Textblöcke oder -rahmen zum Editieren anzubieten, nicht aber den Fließtext als logische Einheit.

Mit FlexiPDF hingegen können Sie Text absatz-, spalten- und seitenübergreifend bearbeiten. Die Absätze bestehender PDF-Dateien verknüpfen Sie so miteinander, dass sie anschließend aus einem zusammenhängenden Text bestehen. Dies hat den Vorteil, dass Einfügungen und Streichungen von Text nicht einfach in längeren Zeilen resultieren, sondern der Textkörper – auch über mehrere Seiten hinweg – nach unten verlängert bzw. verkürzt wird, wie Sie es aus TextMaker oder jeder anderen Textverarbeitung gewohnt sind.

Dazu klicken Sie einfach auf das Textverbindungswerkzeug:

Anschließend können Sie die Textboxen markieren, die einen zusammenhängenden Fließtext bilden sollen:

Das ist dasselbe, als hätten Sie in TextMaker mehrere Textrahmen verbunden. Text fließt automatisch zwischen diesen Rahmen.

Sie können aber noch einen Schritt weitergehen: nach den genannten Schritten rufen Sie noch Text > Textbox > Vertikal zusammenführen auf und erhalten so einen durchgehenden Textrahmen. Die Absatzabstände zwischen den ehemaligen Einzelrahmen stellt FlexiPDF so ein, dass sich das Layout der Seite nicht verändert.

Integrierte Rechtschreibprüfung

FlexiPDF hilft Ihnen, PDF-Dokumente zu erstellen, die frei von Rechtschreib- und Tippfehlern sind. Um Text auf Rechtschreibfehler zu überprüfen, stellen Sie bitte zuerst sicher, dass Sie die korrekte Sprache festgelegt haben. Dazu rufen Sie Datei > Einstellungen auf, wählen die Registerkarte „Rechtschreibprüfung“ und stellen hier die Sprache der PDF-Datei ein:

Anschließend führen Sie mit Bearbeiten > Rechtschreibung prüfen die Rechtschreibprüfung durch.

Kommentieren und Hervorheben

Oft arbeitet man im Team an PDFs, und jeder Kollege hat Anmerkungen zu machen. Damit auf dem Weg keine wichtigen Informationen verlorengehen, können Sie mit FlexiPDF verschiedenste Arten von Kommentaren und Hervorhebungen in PDF-Dokumente einfügen.

Dazu klicken Sie einfach auf eines der folgenden Symbole in den Symbolleisten Kommentieren und Bearbeiten:

Neben Textkommentaren stehen auch verschiedene Zeichnungen zur Verfügung, darüber hinaus der Textmarker zum farbigen Hinterlegen von Text und Stempel – sowohl vorgefertigte als auch selbst angelegte.

Hinweis: Sollten Sie feststellen, dass bestimmte Symbolleisten bei Ihnen nicht angezeigt werden, so können Sie diese über den Menüeintrag Ansicht > Symbolleisten einblenden.

Seiten anordnen

Mit FlexiPDF können Sie spielend einfach Seiten einfügen, verschieben und löschen. Besonders komfortabel geht dies über die Seitenleiste Miniaturbilder. Um diese einzublenden, wählen Sie Ansicht > Miniaturbilder. Hier können Sie nun die Seitenreihenfolge mit Drag and Drop verändern. In der Symbolleiste Seitenbefehle (Ansicht > Symbolleisten > Seitenbefehle) finden Sie auch Schaltflächen, mit denen Sie Seiten einfügen, löschen und drehen:

Neue PDF-Dokumente erstellen

FlexiPDF lässt Sie nicht nur bestehende PDFs bearbeiten, sondern auch neue erstellen. Aus jedem Windows-Programm, das über eine Druckfunktion verfügt, können Sie PDF-Dateien erzeugen.

Sei es ein Web-Browser, ein E-Mail-Programm oder eine Branchensoftware: Sie rufen einfach im Programm den Befehl „Drucken“ auf und wählen den Druckertreiber „FlexiPDF“:

Anschließend findet kein Ausdruck im eigentlichen Sinne statt, sondern der aktuelle Inhalt wird in eine PDF-Datei ausgegeben, und diese wird zur Ansicht und weiteren Bearbeitung direkt in FlexiPDF geöffnet.

Grafiken und Zeichnungen

Mit FlexiPDF können Sie Grafiken und Zeichnungen genauso komfortabel wie in einer Textverarbeitung einfügen, positionieren und bearbeiten. Neue Grafiken fügen Sie mit dem Befehl Objekt > Bild > Einfügen ein, neue Zeichnungen mit den Werkzeugen in der Symbolleiste Zeichnen (Ansicht > Symbolleisten > Zeichnen):

Tipp: Fügen Sie beispielsweise Originalbilder vom Handy oder der Digitalkamera direkt ein, entstehen dadurch oft unnötig große PDF-Dateien. Werden jedoch besonders kompakte PDFs benötigt, beispielsweise zur Veröffentlichung im Internet, können Sie die Qualität von eingebetteten Bildern reduzieren, um Speicherplatz zu sparen. Rufen Sie Objekt > Bild > Herunterskalieren auf, um zahlreiche Optionen zur Verminderung des Speicherplatzbedarfes zu finden.

Suchen und ersetzen

Nach Text in einer PDF-Datei kann auch jeder kostenlose PDF-Viewer suchen. FlexiPDF kann mehr. Zum Beispiel: nur nach Text in einer bestimmten Schrift oder Formatierung suchen. In mehreren Dokumenten gleichzeitig Ersetzungen durchführen.

Klicken Sie unter Bearbeiten > Suchen und Ersetzen > Suchen auf „Zeichenformatierung“, um nur nach Textstellen mit einer bestimmten Formatierung zu suchen:

Möchten Sie gleich mehrere Dokumente nach einem bestimmten Begriff durchsuchen, so finden Sie die entsprechenden Möglichkeiten dazu unter Bearbeiten > Suchen und ersetzen > In Dateien.

Genauso leicht ist es, Schriftarten durch andere zu ersetzen. Durch Klick auf Bearbeiten > Suchen und ersetzen > Schriften öffnet sich ein Dialogfenster, das Ihnen genau das ermöglicht.

Automatische Texterkennung (OCR)

Möchten Sie Ihre eingescannten Unterlagen nach Inhalten durchsuchen können? FlexiPDF macht dies in der Professional-Version möglich. Die eingebaute automatische Texterkennung erstellt mit einem Klick durchsuchbare und bearbeitbare PDF-Dateien aus Ihren Dokumenten.

Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder scannen Sie Ihre Unterlagen direkt in FlexiPDF oder Sie öffnen bereits gescannte Dokumente und lassen die Texterkennung nachträglich stattfinden.

Scannen und Texterkennung direkt in FlexiPDF

Um aus Dokumenten, die Ihnen noch in Papierform vorliegen, direkt in FlexiPDF Dateien zu erstellen, deren Inhalte Sie durchsuchen und bearbeiten können, rufen Sie folgenden Befehl auf: Datei > Neu > Aus Scanner importieren:

Bitte achten Sie darauf, das Häkchen bei „Text erkennen (OCR)“ zu setzen und den gewünschten PDF-Stil festzulegen.

Nachträgliche Texterkennung in bestehenden PDF-Dateien

Liegen Ihnen bereits eingescannte PDF-Dokumente vor, die Sie nachträglich einer automatischen Texterkennung unterziehen möchten, so öffnen Sie diese einfach über Datei > Öffnen und führen anschließend die OCR-Funktion aus, die Sie unter Dokument > Text erkennen (OCR) finden können.

Formulare

Mit FlexiPDF können Sie sowohl interaktive als auch statische Formulare ausfüllen.

Liegt Ihnen ein interaktives Formular vor, können Sie dieses mit dem „Hand-Werkzeug“ bearbeiten, das Sie in der Symbolleiste Bearbeiten finden:

Ein Klick, und Sie können Textfelder ausfüllen, Einträge aus Dropdown-Menüs wählen und Checkboxen aktivieren.

FlexiPDF bietet Ihnen jedoch auch eine leistungsstarke Möglichkeit, statische Formulare auszufüllen: das Text-Plus-Werkzeug:

Dieses Werkzeug erkennt automatisch Bereiche, die Eingabefelder darstellen sollen, und lässt Sie diese ausfüllen, als ob Sie ein interaktives Formular vorliegen hätten:

Dieses einmalige Feature ist vor allem deswegen praktisch, weil es immer noch viel zu viele PDF-Dateien gibt (etwa von Ämtern und Behörden), die eigentlich Formulare sind, aber nicht als PDF-Formulare angelegt sind. Andere PDF-Viewer müssen da passen!

Ihre Dokumente sind sicher!

Schützen Sie Ihre PDF-Dateien vor ungewolltem Öffnen, Bearbeiten, Drucken und Herauskopieren von Text. Dank der AES-Verschlüsselung kein Problem. Unter dem Menüeintrag Dokument > Sicherheit finden Sie zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Dokumente sicher zu gestalten.

Möchten Sie Teile Ihres Dokuments unleserlich machen („schwärzen“), so ist FlexiPDF Professional die richtige Wahl für Sie. Um Text zu schwärzen, wählen Sie die gewünschten Textstellen einfach mit dem Textbearbeitungswerkzeug aus und klicken danach auf „Ausgewählten Text schwärzen“ in der Symbolleiste Schwärzen:

Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie zudem Bilder schwärzen.

Bitte beachten Sie: Sobald Sie die endgültige Version Ihres Dokuments gespeichert haben, werden diese Schwärzungen „dateitief“ angelegt. Eine Wiederherstellung der Daten ist dann nicht mehr möglich, und eine derartige Datei können Sie bedenkenlos an Dritte weitergeben. Niemand kommt an die geschwärzten Inhalte heran.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Beitrag einen ersten Überblick über die zahlreichen Funktionen von FlexiPDF verschafft zu haben. Gerne können Sie sich vor dem Kauf auch selbst von den Fähigkeiten unserer Software überzeugen – eine kostenlose Testversion können Sie hier herunterladen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren!

Hinweis: Dieser Blogbeitrag erschien ursprünglich am 1. Dezember 2016 und wurde am 13. März 2019 für FlexiPDF 2019 aktualisiert.